Oxfam-Québec – Mandat de consultation en SEAR : développement d’un système de gestion de l’information en ligne

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Oxfam-Québec – Mandat de consultation en SEAR : développement d’un système de gestion de l’information en ligne
Montréal
Publié le 7 septembre 2021

Entreprise

Oxfam-Québec

Oxfam-Québec (OQC) est membre d’Oxfam, une confédération internationale de 20 organisations à but non lucratif qui travaillent ensemble, avec des partenaires et des communautés locales, dans plus de 90 pays, pour trouver des solutions pratiques et novatrices afin d’aider les femmes, les hommes et les enfants à sortir de la pauvreté. OQC coordonne la mise en œuvre du programme Égalité en action dans 11 pays d’intervention.

 

Description de l'emploi

Programme de coopération volontaire 2020-2027 – Égalité en action

Compétences obligatoires pour ce mandat :

  • Pouvoir travailler en français et en anglais
  • Maitriser Survey CTO et PowerBI

Contexte

Depuis avril 2020, le programme Égalité en action est mis en œuvre dans 11 pays et au Québec1. L’initiative de sept ans (2020-2027) est financée par Affaires mondiales Canada. Son objectif est de contribuer au bien-être économique ou social des personnes les plus pauvres, les plus marginalisées et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les filles, dans les pays ciblés. Ce résultat ultime sera atteint à travers 1) l’accroissement de la participation des Canadiennes et des Canadiens au développement international et aux enjeux mondiaux clés, en appui à l’égalité des genres, au renforcement du pouvoir des femmes et des jeunes ainsi qu’à la gouvernance inclusive, ainsi que 2) l’amélioration de la performance des partenaires dans les pays par la mise en œuvre d’initiatives de développement inclusives, novatrices et durables qui font progresser l’égalité des genres et la gouvernance inclusive.

Un système de suivi-évaluation-apprentissage-redevabilité (SEAR) féministe est en cours d’élaboration. Les équipes du programme travaillent, entre autres, sur la définition de mécanismes et d’outils de suivi et d’évaluation axés sur les résultats. Pour ce faire, le programme a besoin de se doter d’un système de gestion de l’information permettant de saisir, stocker, analyser et visualiser les données quantitatives et qualitatives recueillies dans le cadre de ses activités de SEAR. Les plateformes Survey CTO et Power Bi sont utilisées.

Objectifs

Le mandat consiste à appuyer l’élaboration et la mise en œuvre du système de gestion de l’information en ligne du PCV. L’équipe de consultation travaillera sur les deux volets du programme : l’engagement du public au Québec (volet québécois) et l’accompagnement des partenaires locaux dans les pays d’intervention par des coopérant.e.s volontaires (volet outre-mer).

Le travail sera entièrement effectué à distance, conformément à l’échéancier des livrables et sous la supervision du Chargé de programmes – SEAR et de la Coordonnatrice de l’engagement du public du PCV. Le travail sur le volet québécois du système de SEAR sera réalisé en étroite collaboration avec l’équipe d’engagement du public au Québec. Le travail sur le volet outre-mer du système de SEAR sera réalisé en étroite collaboration avec les équipes d’Oxfam, dont font partie les coopérant.e.s volontaires.

Responsabilité et tâches

La personne ou l’équipe de consultation aura à accomplir les tâches suivantes:

A. Analyser les mécanismes et outils de suivi et évaluation du programme de coopération volontaire précédent (programme Accès Innovation – PAI, 2015-2020)

Après avoir fourni un plan de travail détaillé et révisé l’échéancier, la personne consultante réalisera une cartographie analytique des mécanismes et outils de suivi et d’évaluation de chacun des volets du programme. Des rencontres avec l’équipe d’engagement du public, les coopérant.e.s volontaires de SEAR, et certains partenaires externes auront lieu. Ces rencontres serviront à favoriser l’engagement des membres dans la démarche d’accompagnement menée par la personne consultante. Aussi, elles permettront de cibler les besoins des équipes et des partenaires externes et leurs rétroactions en tant qu’usagères et usagers du système. Les résultats de cette analyse, incluant les bonnes pratiques et les besoins émergents, seront compilés dans un document de synthèse.

B. Produire une cartographie des processus (process mapping) des données (data point) à recueillir et analyser pour mener à bien le suivi et l’évaluation du programme Égalité en Action 2020-2027

Sur la base de l’analyse des mécanismes et outil du programme de coopération volontaire précédent (PAI 2015-2020), des rétroactions des équipes et de ses propres recommandations, la personne consultante propose une schématisation des mécanismes et outils nécessaires à la collecte et à l’analyse des données d’Égalité en Action. La cartographie des processus identifiera systématiquement comment mesurer chacun des 49 indicateurs du cadre de mesure de rendement du programme et des 4

indicateurs de la PAIF2 (par exemple : les sources, fréquences, stratégies d’échantillonnage, formulaires, désagrégation des données, etc.). La cartographie des processus sera présentée aux équipes concernées ainsi que validée par celles-ci.

Exemples de mécanismes de collecte de données à identifier :

  • Volet québécois : évaluation de la satisfaction des jeunes quant aux activités de sensibilisation dans les écoles secondaires selon un échantillonnage représentatif des thématiques proposées, groupes d’âge des participant.e.s et régions québécoises
  • Volet outre-mer : évaluation annuelle du niveau de compétences acquises par les employé.e.s des partenaires locaux grâce à l’accompagnement des coopérant.e.s volontaire sur la thématique de la justice de genre et de la gouvernance inclusive

C. Produire les formulaires de collecte de données dans Survey CTO et les tableaux de bord pour leur analyse dans Power BI.

Une fois la cartographie des processus validée par les personnes supervisant le mandat, la personne consultante produira les formulaires nécessaires (nous estimons au moins 10 formulaires nécessaires). Une fois testés, les formulaires seront intégrés dans Survey CTO. Les tableaux de bord correspondants seront créés dans Power Bi afin de permettre aux équipes du programme de consulter et d’analyser les données en temps réel.

Exemples de formulaires de collecte de données qui pourraient être à produire :

  • Volet québécois : formulaire de suivi des activités de sensibilisation dans les écoles secondaires
  • Volet outre-mer : sondage annuel des partenaires locaux du programme, sondage annuel des coopérant.e.s volontaires du programme

La mise en place du système de “communication” entre SurveyCTO et PowerBI (interrogation directe) ne fait PAS partie du mandat, ce service sera fourni par le fournisseur en services de technologies de l’information d’Oxfam-Québec.

D. Former les équipes correspondantes sur les mécanismes, outils et plateformes en ligne pour une appropriation individuelle et collective du système de SEAR

– Un atelier en français pour le volet québécois

– Trois ateliers en français, anglais, et espagnol (si possible), pour le volet outre-mer

La personne consultante devra développer et offrir des ateliers virtuels de formation participative sur les mécanismes et outils développés ainsi que sur l’utilisation de Survey CTO et de Power Bi. Les ateliers

devraient inclure un temps de manipulation/mise en situation pour une bonne appropriation des outils. Les ateliers pour le volet québécois seront offerts en français et destinés aux membres de l’équipe d’engagement du public. Les ateliers pour le volet outre-mer seront offerts en français et en anglais (et en espagnol si possible) et destinés aux coopérant.e.s volontaires de SEAR dans les pays d’intervention. Le contenu de ces ateliers devra être accessible, adaptable et réplicable.

Normes à intégrer

Le système de SEAR du PCV Égalité en action repose sur les principes féministes accordés par la confédération Oxfam3 et sur son approche de SEAR féministe.

Les mécanismes et outils de SEAR devront respecter les normes éthiques de la politique d’Oxfam en matière d’utilisation et de gestion responsable des données pour veiller à préserver l’intégrité des parties prenantes. Toutes les actions de SEAR seront guidées par le principe de « ne pas nuire ».

Les mécanismes et outils devront être sensibles à plusieurs facteurs de discrimination croisés (le genre, l’appartenance à une communauté racialisée, l’identité de genre, la religion, la maîtrise de la langue, le revenu, le niveau de scolarité, les situations d’handicap ou de marginalisation, etc.) et permettre une analyse intersectionnelle des données.

Livrables

1. Plan de travail

2. Analyse des mécanismes et outils de suivi-évaluation du PAI 2015-2020

3. Cartographie des processus de suivi-évaluation pour les 53 indicateurs d’Égalité en Action 2020-2027

4. Formulaires de collecte de données dans Survey CTO (estimation : au moins 10 formulaires)

5. Tableaux de bord d’analyse des données dans PowerBI

6. 4 ateliers de formation des équipes sur les mécanismes et outils développés ainsi que sur l’utilisation de Survey CTO et de Power Bi

À l’exception des supports de formation, les livrables seront rédigés en français. Lorsque requis, Oxfam-Québec assura leur traduction vers l’anglais et l’espagnol.

Échéancier et budget

Activité et Échéancier provisoire

  • Sélection de la ou les personnes consultantes 1er octobre 2021
  • Validation du plan de travail Mi-octobre 2021
  • Analyse des mécanismes et outils de suivi-évaluation du PAI 2015-2020 Mi-novembre 2021
  • Cartographie des processus de suivi-évaluation d’Égalité en Action 2020-
  • 2027 Mi-décembre 2021
  • Formulaires de collecte de données dans Survey CTO Fin janvier 2022
  • Tableaux de bord d’analyse des données dans PowerBI Mi-février 2022
  • Formation des équipes Fin février 2022
  • Le budget disponible pour réaliser ce mandat est d’un maximum de 20 000$ CA taxes incluses. Les personnes ou organisations intéressées à postuler doivent préciser le niveau d’effort et leurs honoraires journaliers dans leur proposition technique et financière.

Profil recherché

  • Expertise reconnue en SEAR et en gestion axée sur les résultats en développement international
  • Expérience démontrée avec Survey CTO et Power BI
  • Capacités d’analyse, de synthèse, de vulgarisation
  • Capacités d’accompagner des processus collaboratifs d’analyse et de formation en ligne
  • Adhésion aux principes féministes d’Oxfam
  • Capacité à travailler en français et en anglais (à l’oral et à l’écrit), l’espagnol est un atout

Pour postuler

Les personnes ou organisations sont invitées à soumettre:

  • Un CV
  • Une courte proposition technique et financière incluant le niveau d’effort prévu (nombre de jours et taux journalier)
  • Un exemple pertinent de formulaire de sondage produit récemment

Les propositions doivent être envoyées au plus tard le 22 septembre 2021 à Arsène François ci-dessous. Les personnes intéressées à présenter une proposition sont invitées à nous contacter pour recevoir de la documentation sur le programme.

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