Les bons coups d’Uzinakod dans la gestion de la COVID-19 Les bons coups d’Uzinakod dans la gestion de la COVID-19
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Les bons coups d’Uzinakod dans la gestion de la COVID-19

Publié le 6 avril 2020 | Par Geneviève Provencher

Cela fait désormais trois semaines que la COVID-19 chamboule le monde du travail et la gestion de nombreuses entreprises. Nous avons rencontré (virtuellement!) Érika Laplante, directrice des ressources humaines chez Uzinakod, pour prendre de leurs nouvelles durant cette situation inédite.

Êtes-vous en télétravail ? Si oui, depuis quand et comment ça s’est passé ? 

Tous les employés d’Uzinakod travaillent de la maison, et ce, depuis le jeudi 12 mars en soirée. Dès que nous avons réalisé l’ampleur de la situation, nous avons décidé d’agir et nous l’avons fait très rapidement. Bien entendu, la santé et la sécurité de nos employés est extrêmement importante pour nous et la décision de fermer nos bureaux a été suffisamment simple à prendre puisque tous nos employés, sans exception, utilisent les transports en commun pour se rendre au travail. Nous estimions donc que nous les mettions à risque inutilement en leur demandant de venir travailler au bureau. Nous considérions aussi qu’en tant qu’entreprise, il s’agissait de notre responsabilité sociale de nous assurer que nos employés ne deviennent pas des vecteurs de propagation du virus.

Le télétravail étant déjà une mesure offerte par Uzinakod avant la crise, la transition s’est opérée en douceur. Tous les employés possédaient les outils informatiques et de communication nécessaires pour effectuer leur travail à distance. On peut donc dire que ça s’est très bien passé et que tout se déroule bien jusqu’à maintenant.

Continuez-vous le recrutement pour de nouveaux postes ? Avez-vous embauché ou accueilli de nouveaux employés depuis le début de la crise ? 

Oui ! Nous avons simplement dû nous adapter et trouver des solutions hors de l’ordinaire. Nous avons accueilli un nouvel employé dans notre équipe le 23 mars dernier. Il a reçu son matériel directement chez lui et nous avons procédé à son accueil à distance : lecture du manuel de l’employé et politiques, présentation des projets, des clients, des employés par vidéoconférence. Une première pour Uzinakod, mais couronnée de succès !

Par ailleurs, nous attendions de nouveaux employés provenant de la France au mois de mai prochain. Nous avons dû repousser leur date d’entrée puisque les frontières sont maintenant fermées, mais ce n’est que partie remise pour l’automne!

Quelles initiatives avez-vous mises en place pour conserver la motivation des employés à distance ? 

Nous restons le plus transparent possible avec nos employés. De cette façon, ils ont l’heure juste et ça les motive à poursuivre leur travail puisqu’ils voient que les fondateurs et autres membres de la direction redoublent d’efforts pour aller chercher de nouveaux clients, de nouveaux projets et faire preuve d’initiatives pour s’adapter.

Nous avons également fait preuve de flexibilité, surtout pour les employés qui ont des enfants à la maison. Nous permettons donc que leur horaire soit adapté au besoin. De plus, Sébastien et Dominic, les fondateurs, assurent une présence accrue au niveau des rencontres et des suivis sur les projets. Je m’assure également de donner du contenu en lien avec le travail à la maison, l’ergonomie, des astuces et conseils, afin de favoriser une expérience de télétravail réussie.

Aussi, comme nous sommes conscients que durant cette période, l’anxiété et l’isolement peuvent représenter un grand poids pour plusieurs, nous avons pris la décision de bonifier notre couverture en santé mentale au niveau de notre assurance collective. Nous estimons qu’il est nécessaire de mettre de l’avant ce genre d’initiatives pour donner les meilleurs outils possibles à nos employés et qu’ils puissent poursuivre leur travail dans les meilleures conditions. Enfin, nous disposons d’un canal de communication où nous publions des blagues, des « memes » ou vidéos drôles qui nous aident à relativiser et donner de l’énergie au groupe.

Comment gérez-vous la communication avec vos employés, vos équipes et les gestionnaires à distance ?

Grâce à notre outil de communication Microsoft Teams, il est très facile de garder le contact avec les employés. De plus, comme ceux-ci travaillent en équipe sur les projets, ils sont déjà amenés à communiquer ensemble tous les jours. Nous n’avons pas vraiment eu à changer notre façon d’opérer puisque tout était déjà en place avant la pandémie.

Par ailleurs, au niveau de la direction, nous nous réunissons tous les matins par vidéoconférence pour une rencontre de suivi depuis maintenant 4 semaines. Ça nous aide à établir nos priorités et continuer d’avancer nos projets. Nous avons également mis en place des cafés virtuels chaque jour sur Zoom pour tous les membres de l’entreprise. C’est l’occasion de jaser, prendre des nouvelles et voir les membres de l’équipe. Ensuite, nous tenons depuis la semaine dernière, le « Bulletin Uzinakod » par vidéoconférence hebdomadaire où Sébastien ou Dominic donnent des nouvelles sur l’entreprise, rassurent les employés et répondent aux différentes questions. Nous avons également décidé de garder nos 5@7 mensuels, mais à distance et ouvert aux employés et à leur famille. 

Des trucs ou conseils pour aider la communauté à traverser cette crise?

La communication et la transparence sont clés. Personnellement, je fais également attention au vocabulaire utilisé lorsque je communique avec les employés. Je tente de rester positive. Chaque personne vit cette situation de manière différente et il est extrêmement important de rester à l’écoute et de fournir le soutien nécessaire aux employés. Chez Uzinakod, nous essayons du mieux que nous le pouvons de parler avec chaque employé individuellement au moins une fois par semaine et nous remarquons que cela fait une différence. Finalement, rappelons-nous que cet épisode est temporaire et que #çavabienaller ! 😊

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